Das papierlose Maklerbüro

Seit Anfang Dezember 2018 arbeiten wir nun in unseren neuen Büroräumen in Mannheim-Käfertal. Die sind in einer knapp 80 Jahre alten Villa, die zuletzt von der US-Armee als Offiziersgebäude genutzt wurde. Hier entsteht um uns herum auf einem ehemaligen Kasernengelände gerade ein völlig neuer Stadtteil. Das passt zu unserem Aufbruch in eine ganz neue, eine digitale Zeit. Denn wir verzichten weitgehend auf Papier. Der Umzug lief reibungslos, was auch daran lag, dass alles perfekt organisiert war. Vor allem aber hatten wir den Vorteil, dass wir nichts mitnehmen mussten. Wirklich buchstäblich gar nichts, abgesehen von ein paar buchhalterischen Akten. Das neue Büro war komplett ­eingerichtet – neue Möbel, neue Bildschirme, neue EDV-Server. Unsere 21 Mitarbeiter verließen am Freitag das alte Büro und setzten sich am Montag an ihren neuen Arbeitsplatz. Das alles kostete uns viel Zeit und eine Menge Geld, aber es hat sich gelohnt.

Wir haben auch keine Kundenakten mitgenommen. Das heißt, wir sind jetzt voll digital. Es gibt keine Aktenschränke mehr, generell wenig Stauraum, in denen sich Zeug anhäuft, nur ein paar Sideboards an den Schreibtischen, in denen die Mitarbeiter ihre persönlichen Dinge verstauen können. Neu ist auch das »Clean Desk«-Prinzip. Wenn jemand abends nach Hause geht, darf nichts mehr auf dem Schreibtisch bleiben. Am Anfang musste sich mancher umgewöhnen, aber jetzt funktioniert’s hervorragend. Und alle sind froh, dass wir es so machen. Natürlich war es ein riesiger Kraftakt, alle unsere Unterlagen zu digitalisieren. Wir haben zwei Jahre gebraucht, bis wir das für unsere gut 300 laufenden Meter Akten erledigt hatten. Es ist wichtig, damit frühzeitig anzufangen, denn es kostet richtig viel Zeit. Und man muss wissen, was man tut, das kann man nicht irgendjemandem überlassen. Schließlich muss man ja später alles wiederfinden, also haben wir es selbst gemacht. Ein Vertriebsmann hat mit dem zuständigen Sachbearbeiter immer mal wieder einen Kunden digitalisiert – und danach die Akte entsorgt.

Ganz papierlos geht es immer noch nicht, aber das liegt nicht nur an uns, sondern auch an den Versicherern. Denn anders als die Allianz, die in dieser Hinsicht vorbildlich ist, stellt leider noch nicht jeder Versicherer die Dokumente auch digital zur Verfügung – sowohl die GDV- als auch die BiPRO-Daten kann oder will noch nicht jeder liefern. Wir versuchen natürlich, auch unseren Kunden alles digital zu geben, aber manch einer will es noch auf Papier. Aber auch das wird sich entwickeln im Laufe der Zeit.

Die gesamte Atmosphäre hat sich bei uns enorm verbessert. Wir sind weg von den alten, grauen ­Büromöbeln der 80er- und 90er-Jahre, hin zu Holz, Stein und vielen Glaswänden. Alles ist hell, offen und transparent, man kann in die Zweierbüros ­reinschauen. Es gibt auch keinen Beamer mehr, wir haben im Besprechungsraum einen riesigen Touchscreen. Und einen Meeting Point, an dem man sich mit dem Laptop zu Besprechungen treffen kann. In der Küche steht nun ein großer Tisch, an dem wir oft gemeinsam essen und uns dabei über geschäftliche und private Dinge unterhalten.

Wir haben alle einen Motivationsschub bekommen und sind richtig froh, dass wir hier sind. Alle arbeiten gerne hier, das kann ich mit Sicherheit ­sagen. Vor allem haben wir mehr Platz. Die alten Räume platzten aus allen Nähten. Wenn wir nur noch einen Mitarbeiter mehr eingestellt hätten, den hätte ich zu mir ins Büro setzen müssen.

Ralf Bender ist gemeinsam mit Steffen Rein seit 2012 Geschäftsführer des Versicherungsmaklers Wahler & Co. GmbH in Mannheim. Das Unternehmen wurde 1921 in Hamburg gegründet, zog aber bereits sieben Jahre später an den heutigen Standort.